社会福祉士の通信課程では、実習先との事前連絡や実習中のやり取りが頻繁に発生します。初めて福祉施設や行政機関へ正式なメールや電話をする学生も多く、マナーや言葉遣いに不安を感じることもあるでしょう。適切な連絡ができるかどうかは、実習の印象を大きく左右します。ここでは、実習先とやり取りをする際に押さえておきたいメールと電話のマナーを具体例付きで紹介します。
1. 事前準備で印象を決める
連絡を取る前に、相手の部署名や担当者の名前、電話番号やメールアドレスを正しく確認しておきましょう。大学や養成校から連絡先リストが渡される場合は、必ず最新情報をチェックします。誤った宛先に連絡してしまうと、訂正に時間がかかり、初対面の印象を損なう可能性があります。
2. メール連絡の基本構成
メールは「件名」「宛名」「本文」「署名」の4要素をきちんと揃えることが大切です。件名は一目で内容が分かるように「○○大学 社会福祉士実習○○（氏名） 実習日程について」といった具体的な書き方にします。
本文は以下の流れが基本です。
- 挨拶と自己紹介（大学名・氏名）
- 連絡の目的（例：実習日程の確認）
- 必要な詳細（希望日程・質問事項など）
- 結びの挨拶と連絡先
例文
件名：実習日程の確認について（○○大学 社会福祉士実習 ○○○○）
○○施設 実習担当 ○○様
お世話になっております。○○大学△△学部の○○○○と申します。
このたびは実習受け入れに際し、日程確認のお願いでご連絡差し上げました。
つきましては以下の日程で調整可能かご確認いただけますでしょうか。
（以下、日程案など）
何卒よろしくお願い申し上げます。
○○大学 ○○○○
電話：xxx-xxxx-xxxx
メール：xxxx@xxx.jp
このように簡潔でありながら必要な情報を過不足なく伝えることがポイントです。
3. メール送信時の注意点
- 大学や養成校から付与された公式メールアドレスを使用する。
- 添付ファイルはPDFなど編集不可の形式を選び、ファイル名に氏名を入れる。
- 返信期限がある場合は必ず本文内に記載する。
- 宛先を複数入れる場合は「CC」と「BCC」を適切に使い分ける。
4. 電話連絡の基本
電話は相手の業務を中断させるため、簡潔で礼儀正しい対応が求められます。
- 最初に自分の所属と名前を名乗る。
「○○大学△△学部の○○○○と申します。社会福祉士実習の件でお電話いたしました。」 - 相手が忙しそうな場合は、要件だけを簡潔に伝え、必要なら折り返しをお願いする。
- メモを取りながら聞き漏れがないよう注意する。
5. 電話後のフォロー
電話で約束や依頼をした場合は、必ずメールで内容を確認しましょう。
「先ほどお電話にて○○についてご相談させていただきました。以下の内容で相違がないかご確認をお願いできますでしょうか。」
この一文を添えるだけで、誤解やトラブルを防ぐことができます。
6. 実習中の連絡マナー
実習期間中も急な欠席や遅刻の際には、まず電話で連絡することが基本です。メールだけでは相手が気づかない可能性があります。電話で要件を伝えた後、改めてメールで文書化しておくと記録が残り、後の確認がスムーズです。
まとめ
実習先との連絡は、第一印象を左右する大切なコミュニケーションです。メールでは件名・本文・署名の基本構成を守り、電話では所属と名前を明確に伝え、要件を簡潔にまとめることが肝心です。電話後のメールフォローを習慣にすれば、誤解を防ぎながら信頼関係を築くことができ、実習を安心して進められるでしょう。